AI beleid
AI beleid dat op één A4 past en dat mensen echt lezen.
Zeven regels, met per regel waarom hij er staat. Je kunt ze hieronder overnemen en aanpassen. Geen formulier, geen download die eerst je e-mailadres kost.
Wat AI-beleid wel en niet is
01 · De afbakening
Het is een werkafspraak, geen juridisch document. Het beschrijft wat mensen op maandagochtend wel en niet doen, in taal die ze zonder uitleg begrijpen.
Het vervangt je verwerkersovereenkomsten niet en het is geen risicoanalyse. Die twee bestaan al of moeten er komen, maar ze staan los hiervan. Dit stuk gaat over gedrag, en gedrag verander je niet met een verwijzing naar een verordening.
Het beleid is stap vier van de vier die artikel 4 impliceert: inventariseren, niveau bepalen, trainen, vastleggen. De andere drie staan uitgewerkt op het stappenplan. Begin je hier zonder die drie, dan heb je een document zonder onderbouwing.
Geen juridisch advies
Dit is hoe wij het lezen vanuit de trainingskant, in gewone taal. Voor de juridische beoordeling van jouw situatie heb je een jurist nodig; wij leveren het materiaal waar zo'n beoordeling op steunt.
Het sjabloon, zeven regels
02 · Overnemen mag
Neem ze over, gooi eruit wat niet past en vul in wat bij jullie hoort. De regel staat links, waarom hij er staat rechts. Dat tweede is het deel dat je moet kunnen uitleggen.
- 01
Welke tools mogen, en welke niet
Zonder deze regel gebruikt iedereen wat hij zelf vindt. Noem ze bij naam, en noem er ook één die niet mag, anders leest de lijst als een aanbeveling.
- 02
Wat er nooit ingevoerd wordt
Persoonsgegevens, medische gegevens, broncode, offertes van derden. Wees concreet: 'wees voorzichtig met gevoelige informatie' is geen regel maar een gevoel.
- 03
Waar een mens ertussen hoort
Benoem de besluiten die nooit ongecontroleerd naar buiten gaan. Meestal is dat alles wat een klant, een patiënt of een burger raakt.
- 04
Hoe je uitvoer controleert
Cijfers, citaten, namen en bronnen zijn de vier plekken waar het misgaat. Zet die vier op, dan heb je een controle in plaats van een aansporing tot oplettendheid.
- 05
Wat je vermeldt en wat niet
Moet er bij een tekst staan dat AI meehielp? Kies één lijn en schrijf hem op. Half vermelden is verwarrender dan niet vermelden.
- 06
Bij wie je terechtkunt
Eén naam, geen postbus. Zonder aanspreekpunt worden twijfelgevallen niet gemeld maar opgelost door te gokken.
- 07
Wanneer dit stuk opnieuw bekeken wordt
Zet er een datum onder. AI-beleid zonder herzieningsdatum is over een jaar aantoonbaar achterhaald, en dat is precies wat een toezichthouder ziet.
Opschrijven is het makkelijke deel
03 · Handhaven
Een beleid dat niemand gelezen heeft, is bij een controle net zo veel waard als geen beleid. Het verschil zit in wat je kunt laten zien.
Drie dingen maken het verschil. Dat je kunt aantonen wie het gelezen heeft en wanneer. Dat er één naam onder staat bij wie mensen terechtkunnen. En dat er een datum op staat waarop het opnieuw bekeken wordt.
Die eerste is waar het bij de meeste organisaties misgaat. Een deelnemerslijst van een training bewijst aanwezigheid, geen begrip. Wat je daarvoor nodig hebt is een meting vooraf en achteraf, en dat verschil is het enige cijfer dat laat zien dat er iets veranderd is. Hoe dat werkt staat op AI-geletterdheid.
Vragen over AI-beleid
04 · Kort antwoord
Is AI-beleid wettelijk verplicht?
Het woord beleid staat niet in de wet. Artikel 4 van de AI Act vraagt een toereikend niveau van AI-geletterdheid, en dat moet je kunnen onderbouwen. Een opgeschreven afspraak is de goedkoopste manier om dat te doen, maar de vorm is vrij en er is geen voorgeschreven sjabloon.
Hoe lang moet zo'n document zijn?
Eén A4. De maatstaf is proportionaliteit en niet volledigheid. Zeven regels die kloppen en die mensen gelezen hebben, zijn sterker dan veertig pagina's die niemand heeft nagelopen, en ze zijn ook nog in een middag te maken.
Wie stelt het op?
In de praktijk werkt het het best als IT en de vakafdeling het samen schrijven en juridisch het naleest. Schrijft juridisch het alleen, dan wordt het een document dat niemand op de werkvloer gebruikt. Schrijft IT het alleen, dan mist het de gevallen waar het echt om gaat.
Wat als iemand zich er niet aan houdt?
Dan is de eerste vraag of de regel duidelijk was en of de persoon hem kende. Vandaar dat vastleggen wie er getraind is bij het beleid hoort: zonder dat is handhaven niet uit te leggen. De sanctiekant hoort thuis in je bestaande gedragscode en niet in dit stuk.
Lees het zelf na
05 · Bronnen
Het sjabloon hierboven is onze invulling en geen wettekst. Bij de instanties zelf lees je na wat er werkelijk gevraagd wordt.
Verder lezen
- Het stappenplan
De vier stappen van inventarisatie tot dossier, waarvan dit beleid de laatste is.
- Wat artikel 4 vraagt
De wettekst in gewone taal, met de tijdlijn en wat handhaving betekent.
- De cursus eronder
Beleid werkt pas als mensen snappen waaróm die regels er staan.
Het beleid staat, en nu?
Vastleggen wie het gelezen heeft is het deel dat de meeste organisaties overslaan. In een half uur laten we zien hoe de meting en de rapportage dat oplossen, met voorbeelddata.