Stappenplan
Vijf stappen van inventarisatie tot herhaling, met per stap wat je concreet moet kunnen laten zien. De hele checklist staat op deze pagina, er zit niets achter een formulier.
01 · Het stappenplan
Stap 01
Welke AI-systemen worden er gebruikt
Welke AI-systemen worden er gebruikt, door wie en waarvoor. De officiële lijst bevat Copilot en misschien een vertaaldienst; de echte lijst bevat daarnaast de gratis ChatGPT-accounts, de AI-functie in het HR-pakket en de plug-in die iemand handig vond.
Stap 02
Wat hoort er bij welke functie
Artikel 4 vraagt om een niveau dat past bij rol, context en risico. Een jurist die een contract laat samenvatten loopt een ander risico dan iemand die een vergaderverslag opschoont. Dit is de stap die de meeste organisaties overslaan, en precies de stap waarop een uniform programma tekortschiet.
Stap 03
De kennisbasis en wat er per rol bij komt
De kennisbasis voor iedereen, dat is de e-learning van negentig minuten, en daar bovenop wat een rol extra nodig heeft. Waar de matrix een vlak licht laat, komt daar een gerichte sessie bij.
Stap 04
Het dossier dat je een jaar later nog hebt
Wie heeft wat gedaan en wanneer, en is het niveau daadwerkelijk veranderd. Dat laatste is het stuk dat bijna niemand heeft en het enige dat het verschil laat zien tussen aanbod en effect.
Stap 05
Een datum voor de volgende ronde
De systemen veranderen en er komen mensen bij. Zet nu al een datum voor de volgende ronde, want zonder die datum is je dossier over een jaar een momentopname van iets wat niet meer bestaat.
02 · Het dossier
Vijf documenten. Niet vijf mappen, vijf documenten die kloppen zijn sterker dan een beleidsstuk van veertig pagina's dat niemand heeft nagelopen.
01
Naam, leverancier, wie het gebruikt, waarvoor, en of het via inkoop of buitenom is binnengekomen. Vraag het niet alleen aan IT: de schaduwlijst zit bij de teams.
02
Waarom de ene groep meer nodig heeft dan de andere, onderbouwd met iets anders dan een onderbuikgevoel. Een meting van vijf minuten per medewerker levert dit als matrix op.
03
Met namen en datums. Dit is de plek waar een deelnemerslijst wél waarde heeft, want hier gaat het om aanwezigheid en niet om niveau.
04
Dezelfde vragen, 60 dagen later. Dit is het onderdeel dat bijna niemand heeft en het enige dat laat zien dat het niveau werkelijk is veranderd, ook als het tegenvalt.
05
De systemen veranderen en er komen mensen bij. Zonder herhaaldatum is je dossier over een jaar een momentopname van iets wat niet meer bestaat.
03 · Waar het misgaat
Beginnen bij stap drie. Een training inkopen voelt als vooruitgang en is het ook, maar zonder stap één en twee kun je achteraf niet uitleggen waarom die training de juiste was.
Wat er dan gebeurt, zien we bij vrijwel elke organisatie hetzelfde. Er is een programma afgenomen, er is een deelnemerslijst, en op de vraag of het toereikend was komt een aarzelend ja. Dat is geen slechte wil: de lijst voelt als bewijs. Alleen bewijst hij aanwezigheid, en de plicht gaat over geletterdheid.
De reparatie is goedkoper dan het opnieuw doen. Je hoeft de training niet over, je voegt de onderbouwing eronder toe. Een meting van vijf minuten per medewerker geeft je alsnog de rollenanalyse, en als je die 60 dagen later herhaalt heb je het verschil dat de rest van je dossier draagt.
De tweede fout is het dossier zwaarder maken dan nodig. De maatstaf is proportionaliteit, niet volledigheid. Vijf documenten die kloppen zijn sterker dan een beleidsstuk van veertig pagina's dat niemand heeft nagelopen, en ze zijn ook nog te maken in een middag.
Geen juridisch advies
Dit is hoe wij het lezen vanuit de trainingskant, in gewone taal. Voor de juridische beoordeling van jouw situatie heb je een jurist nodig; wij leveren het materiaal waar zo'n beoordeling op steunt.
04 · Kort antwoord
Proportioneel aan het risico. Een ontwerpbureau van vijf mensen dat teksten laat herschrijven, komt weg met een A4 en een deelnemerslijst. Een verzekeraar die claims laat beoordelen heeft aantoonbaar meer nodig. De maatstaf in de wet is 'toereikend', en dat betekent dat je zelf moet kunnen uitleggen waarom jouw invulling past bij wat je doet.
In de praktijk landt het bij HR of L&D, terwijl de inventarisatie bij IT zit en de vraag of het toereikend is bij privacy of compliance. Dat is precies waarom het blijft liggen: er is geen eigenaar. Wijs er één aan, ook als die persoon de andere twee nodig heeft.
Deels. Het toont aan dat je iets hebt gedaan, en dat is meer dan de meeste organisaties kunnen laten zien. Wat er meestal ontbreekt is de onderbouwing waarom dat programma passend was voor de verschillende rollen, en een meting die laat zien wat het opleverde. Die twee kun je alsnog toevoegen zonder de training over te doen.
Ja, als ze namens jou met de systemen werken. De tekst van artikel 4 spreekt over personeel én anderen die namens jou met AI-systemen omgaan. Dat is een van de punten die het vaakst over het hoofd wordt gezien, en bij organisaties met veel inhuur is het geen detail.
Stap drie: de kennisbasis voor iedereen, met certificaat en groepsoverzicht.
Waar stap twee en vier vandaan komen: de matrix, de maandmail en de export.
Wat er letterlijk in artikel 4 staat, wie eronder valt en hoe er gehandhaafd wordt.
De meting vraagt per medewerker welke AI-systemen hij gebruikt en waarvoor, en levert daarmee de inventarisatie en de rollenanalyse tegelijk op. Vijf minuten per persoon, zonder koppeling met jullie omgeving.