01
1.1. De Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van Deelnemers. Itjoe is verwerker. 1.2. Deze verwerkersovereenkomst geldt voor alle verwerkingen die Itjoe voor de Klant uitvoert bij het leveren van het Platform. Hij hoort bij de hoofdovereenkomst en is geschreven volgens artikel 28 van de AVG.
02
2.1. Onderwerp: het leveren van online training via het Platform aan Deelnemers van de Klant. 2.2. Duur: zolang de hoofdovereenkomst loopt, plus de periode daarna tot alle gegevens zijn verwijderd volgens artikel 12.
2.3. Aard en doel: accounts aanmaken en beheren, trainingen aanbieden, voortgang en certificaten bijhouden, metingen afnemen, geaggregeerde stuurinformatie tonen aan de Klant, het Platform beveiligen, en interne analyse en marktonderzoek door Itjoe zelf ter verbetering van de training. Nooit voor iets anders, en nooit gedeeld met derden buiten Itjoe. 2.4. De categorieën betrokkenen en persoonsgegevens staan in Bijlage 1.
03
3.1. Itjoe verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op schriftelijke instructie van de Klant. De functionaliteit van het Platform geldt als de overeengekomen instructie. 3.2. Vindt Itjoe dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Itjoe dat direct en voert de instructie niet uit tot er duidelijkheid is. 3.3. Moet Itjoe op grond van een wettelijke verplichting gegevens verstrekken, dan informeert Itjoe de Klant vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
04
Dit artikel is een garantie, geen intentie. Itjoe maakt geen koppeling met Microsoft Graph, de tenant of enig ander onderdeel van de IT-omgeving van de Klant. Itjoe heeft geen toegang tot documenten, mail, agenda's of chats van Deelnemers en verwerkt uitsluitend wat een Deelnemer zelf invoert in de afgeschermde leeromgeving.
Itjoe registreert geen werktijd en berekent geen productiviteitsscore. Voortgang per Deelnemer (afgeronde onderdelen, niveau, verbeterpunten) wordt wel bijgehouden, voor trainingsadvies en voor het inzicht dat de Klant krijgt volgens Bijlage 1. Itjoe toont de Klant nooit individuele antwoorden op metingen; groepscijfers verschijnen pas vanaf vijf Deelnemers per groep, en die grens ligt vast in de software en is niet instelbaar. Itjoe verkoopt geen persoonsgegevens, gebruikt ze niet voor advertenties en niet voor het trainen van AI-modellen.
05
5.1. Iedereen die onder verantwoordelijkheid van Itjoe persoonsgegevens verwerkt, is gebonden aan geheimhouding. 5.2. Deze verplichting blijft gelden na het einde van deze verwerkersovereenkomst.
06
6.1. Itjoe treft passende technische en organisatorische maatregelen zoals bedoeld in artikel 32 AVG. De maatregelen staan concreet in Bijlage 2. 6.2. De kern: opslag uitsluitend binnen de Europese Unie, verplichte passkeys voor beheerders, optioneel single sign-on met Microsoft Entra ID per organisatie, en een audit-logboek dat inlogpogingen en beheerderswijzigingen minimaal negentig dagen bewaart. 6.3. Itjoe houdt de maatregelen actueel op basis van de stand van de techniek. Verlagen van het beveiligingsniveau tijdens de looptijd doet Itjoe niet.
07
7.1. De Klant geeft Itjoe algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen voor hosting en e-mail. De actuele lijst staat in Bijlage 3. 7.2. Itjoe legt aan elke subverwerker minimaal dezelfde verplichtingen op als in deze verwerkersovereenkomst.
7.3. Wil Itjoe een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt Itjoe dat minimaal dertig dagen vooraf. De Klant kan binnen die termijn schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan mag de Klant de hoofdovereenkomst beëindigen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, met evenredige terugbetaling van het vooruitbetaalde bedrag. 7.4. Itjoe blijft volledig verantwoordelijk voor het werk van subverwerkers.
08
8.1. Ontdekt Itjoe een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan meldt Itjoe dat zonder onredelijke vertraging aan de Klant, uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking. 8.2. De melding bevat wat de Klant nodig heeft voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen: wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel betrokkenen het raakt, wat de verwachte gevolgen zijn en welke maatregelen zijn genomen of voorgesteld. Is nog niet alles bekend, dan meldt Itjoe eerst wat er wel bekend is en vult daarna aan.
8.3. Itjoe meldt een inbreuk nooit zelf aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen. Dat is en blijft de rol van de Klant. 8.4. Itjoe documenteert elke inbreuk en werkt mee aan het onderzoek van de Klant.
09
9.1. Krijgt Itjoe een verzoek van een Deelnemer over inzage, correctie, verwijdering of een ander AVG-recht, dan stuurt Itjoe dat verzoek binnen vijf werkdagen door aan de Klant. 9.2. Itjoe helpt de Klant met redelijke technische en organisatorische middelen om zulke verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen. 9.3. Itjoe helpt de Klant ook, voor zover dat redelijkerwijs kan, bij verplichtingen uit de artikelen 32 tot en met 36 AVG, zoals een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
10
10.1. Itjoe toont op verzoek aan dat de afspraken worden nagekomen. Dat begint schriftelijk: een actuele beschrijving van de beveiligingsmaatregelen en, waar relevant, een export uit het audit-logboek. 10.2. Is dat aantoonbaar onvoldoende, dan mag de Klant maximaal één keer per jaar een audit laten uitvoeren, zelf of door een onafhankelijke deskundige die geen concurrent van Itjoe is, met dertig dagen aankondiging.
10.3. De audit verstoort de dienstverlening zo min mogelijk. Elke partij draagt de eigen kosten. De uitkomsten zijn vertrouwelijk. 10.4. Na een beveiligingsincident of een aanwijzing van de toezichthouder geldt de beperking tot één keer per jaar niet.
11
11.1. Itjoe verwerkt en bewaart persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Unie. 11.2. Doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant en met passende waarborgen volgens hoofdstuk V van de AVG.
12
12.1. Na afloop van de Licentieperiode wordt de omgeving gedeactiveerd. Deelnemers en beheerders hebben vanaf dat moment geen toegang meer. 12.2. Op verzoek van de Klant levert Itjoe vóór deactivering een export van de persoonsgegevens in een gangbaar formaat.
12.3. Bij deactivering verwijdert Itjoe de accountgegevens en alle inloggegevens van Deelnemers. Itjoe bewaart alleen de gegevens die nodig zijn voor de geldigheid van het certificaat: naam, certificaatnummer en of de training is afgerond. 12.4. Op eerder verzoek van de Klant verwijdert Itjoe de gegevens eerder.
13
13.1. Voor aansprakelijkheid geldt de regeling uit de hoofdovereenkomst, inclusief de daarin opgenomen beperkingen. 13.2. Niets in dit artikel beperkt de rechten van betrokkenen onder artikel 82 AVG.
14
14.1. Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang Itjoe persoonsgegevens voor de Klant verwerkt. 14.2. Bij strijd met de hoofdovereenkomst gaat deze verwerkersovereenkomst voor, voor zover het over de verwerking van persoonsgegevens gaat. 14.3. Nederlands recht is van toepassing. 14.4. De Nederlandse tekst is leidend; de Engelse vertaling is er voor het gemak.
Betrokkenen zijn medewerkers van de Klant met een account en beheerders met toegang tot het dashboard. Bijzondere persoonsgegevens verwerken we niet: het Platform vraagt er niet om en heeft ze niet nodig.
Na deactivering van de omgeving (artikel 12) bewaart Itjoe uit deze tabel alleen naam, certificaatnummer en of de training is afgerond; de overige gegevens worden dan verwijderd.
Vraag de ondertekenbare versie op, met de actuele subverwerkerslijst (Bijlage 3) erbij. Je privacy officer mag ons ook gewoon eerst het hemd van het lijf vragen. Reactie binnen twee werkdagen.