Niet je beleidsstuk en niet je deelnemerslijst. Drie vragen die je in een middag kunt beantwoorden, of niet.
De handhaving op artikel 4 is deze maand begonnen en de eerste reflex is een beleidsstuk schrijven. Begrijpelijk, en het is zelden wat er als eerste gevraagd wordt. Wat er gevraagd wordt is concreter en korter, en juist daarom lastiger te beantwoorden met wat de meeste organisaties in huis hebben.
Vraag één: welke AI gebruiken jullie?
Klinkt makkelijk. De officiële lijst bevat Copilot en misschien een vertaaldienst. De echte lijst bevat daarnaast de gratis accounts die mensen zelf hebben aangemaakt, de AI-functie die vorig jaar stilletjes in een bestaand pakket is aangezet, en de plug-in die iemand op marketing handig vond. Wie alleen de eerste lijst overlegt, krijgt de tweede terug als vervolgvraag.
Vraag twee: wie doet wat ermee?
Hier wordt het interessant, want dit is de vraag waarop 'iedereen heeft de training gevolgd' geen antwoord is. Artikel 4 vraagt om een niveau dat past bij rol, context en risico. Een communicatieadviseur die een persbericht laat aanscherpen zit ergens anders dan iemand die een bezwaarschrift laat samenvatten. Zonder onderscheid per rol heb je geen onderbouwing, alleen een aanbod.
Vraag drie: hoe weet je dat het geholpen heeft?
Dit is de vraag waar bijna iedereen op vastloopt, en het is ook de eerlijkste. Een deelnemerslijst bewijst aanwezigheid. Een evaluatieformulier bewijst tevredenheid. Geen van beide zegt of iemand zijn werk anders doet. Het enige antwoord dat standhoudt is dezelfde meting twee keer, met de datums eronder.
Wat dit in de praktijk betekent
- Begin bij de inventarisatie, niet bij het inkopen van een training.
- Vraag het aan de teams en niet alleen aan IT: de schaduwlijst zit bij de gebruikers.
- Meet vóór je traint, ook als dat een week vertraging kost. Achteraf meten kan niet.
- Zet meteen een datum voor de herhaling. Zonder die datum verloopt je dossier.
En dan de nuance die er bij hoort: de kans dat een toezichthouder in het eerste jaar bij een Copilot-uitrol aanklopt is klein. De eerste jaren van een nieuwe verordening gaan over hoogrisicotoepassingen. Deze drie vragen komen alleen eerder langs in een aanbesteding, bij een audit of vanuit de ondernemingsraad, en daar wordt net zo hard doorgevraagd.